Miejsce z dobrym dojazdem, ładna sala restauracyjna, profesjonalna obsługa oraz świetna kuchnia. O co jeszcze należy zadbać, organizując imprezę okolicznościową? Co zrobić, aby uczestnicy świetnie się na niej bawili?
Imprezy okolicznościowe to dziś niekoniecznie wydarzenia, w których biorą udział setki osób. Mogą być kameralnymi spotkaniami, co nie znaczy, że nie wymagają odpowiedniego przygotowania. Nawet gdy planujemy jedynie skromne przyjęcie rodzinne albo wieczór panieński dla piątki kobiet, trzeba zadbać o każdy szczegół. O czym musimy pamiętać w pierwszej kolejności?
Gdzie odbywa się impreza?
Do najważniejszych punktów na liście organizatorów należy lokalizacja imprezy. Jeżeli wydarzenie odbywa się blisko (np. w tym samym mieście, w którym mieszkają uczestnicy), goście zwykli docierają na nie samodzielnie. Jeśli jednak to impreza wyjazdowa, należy wcześniej sprawdzić, czy do obiektu można łatwo dojechać oraz czy dysponuje parkingiem. W sytuacji, gdy udział w imprezie wiąże się z noclegiem, organizatorzy powinni o niego zadbać.
Poza położeniem hotelu znaczenie ma jego otoczenie oraz wystrój. W dobie dużej konkurencji można swobodnie przebierać w obiektach urządzonych w różnym stylu. Osoby odpowiedzialne za organizację imprezy chcą zazwyczaj, aby wybrane miejsce wyróżniało się klimatem. Może być to np. restauracja w stylu retro, a jeśli znajduje się nad morzem, mogą szukać takiej, która będzie urządzona w stylu marynistycznym. Wszystko zależy tutaj od indywidualnych preferencji.
Profesjonalna obsługa oraz menu
W eleganckim hotelu z gustownie zaaranżowaną restauracją goście oczekują wyjątkowej karty dań. Dlatego to kolejny aspekt, na który musimy zwrócić uwagę. Na imprezach okolicznościowych możemy korzystać z cateringu. Zwykle ma to miejsce podczas konferencji, spotkań firmowych etc. Jeśli jednak spotykamy się np. na weselu czy bankiecie, najczęściej goście są obsługiwani przez personel, który podaje konkretne dania z wcześniej ustalonej listy.
Coraz częściej zdarza się, że restauracja dysponuje tzw. menu imprezowym. Z reguły jego koszt jest niższy niż typowych dań widniejących w karcie. Lokal oferujący organizację imprez okolicznościowych proponuje chętnym przykładowe zestawienia potraw. Można z nich wybrać te, które najbardziej przypadną nam do gustu. Przy czym warto pamiętać, że nie każdy może jeść wszystko. Ma to szczególne znaczenie przy kameralnych wydarzeniach, w których uczestniczy kilka czy kilkanaście osób. Jeśli pojawi się na nich osoba na konkretnej diecie bądź z alergią, a w menu nie znajdzie dla siebie żadnej propozycji, nie tylko będzie głodna. Poczuje się także zlekceważona.
Impreza w wysokiej klasy hotelu
Coraz więcej hoteli poszerza zakres usług o imprezy okolicznościowe Gdańsk to miasto, w którym znajdziemy wiele tego typu obiektów, w tym Hotel Arkon Park Business & Sport. Nie tylko udostępnia chętnym stylowo urządzone wnętrza, a jego restauracja serwuje znakomite potrawy. Proponuje gościom organizację imprez, co oznacza, że można przekazać wytyczne profesjonalnemu zespołowi, a później cieszyć się zabawą. Wystarczy wtedy pozostawić sobie ostatni element listy, czyli zadbać o to, aby uczestnicy dobrze wspominali wydarzenie. Można to zrobić przy pomocy drobnych upominków, gustownych pamiątek albo zgrabnych gadżetów (np. z logo firmy).
