Systemy ERP mogą przynieść firmie wiele korzyści. Usprawniają jej działanie, optymalizują procesy i ograniczają ryzyko błędów. Aby jednak w pełni czerpać z potencjału wybranego narzędzia, konieczne jest jego wdrożenie. Ile ono trwa i jak przebiega? Wyjaśniamy.
Wdrożenie ERP — na co trzeba się przygotować?
Wdrożenie systemu ERP w firmie jest sporym przedsięwzięciem, a czas potrzebny na ten proces może być różny. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zastosowaniu systemów ERP, sprawdź Kompleksowy przewodnik po Systemach klasy ERP, w którym znajdziesz kompendium wiedzy o tego rodzaju narzędziach.
Warto wiedzieć, że czas wdrożenia systemu ERP zależy od wielu zmiennych, takich jak:
- skala przedsiębiorstwa,
- liczba procesów do zintegrowania,
- specyfika branży,
- poziom dostosowania systemu do potrzeb firmy.
Wdrożenie przeważnie trwa od 3 do 12 miesięcy, ale może być też krótsze lub dłuższe — w zależności od stopnia skomplikowania projektu.
Z jakich etapów składa się wdrożenie systemu ERP?
Wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania firmą wymaga czasu i odpowiedniego przygotowania. Warto wiedzieć, z jakich etapów składa się ten proces i na czym one polegają w praktyce.
Analiza potrzeb i planowanie (około 2-6 tygodni)
Na tym etapie odbywa się wyznaczenie obszarów, które mają być zoptymalizowane przez ERP. Niezbędne jest więc przeanalizowanie obecnych procesów odbywających się w firmie i określenie ich specyfiki.
To również czas na wybór dostawcy systemu ERP oraz oprogramowania, które najlepiej wpisuje się w potrzeby danego biznesu.
Konfiguracja systemu (1-3 miesiące)
Gdy system już jest wybrany, należy dostosować go do specyfiki działania konkretnej organizacji. Warto pamiętać, że takie oprogramowanie może (i powinno) być bardzo dokładnie skonfigurowane pod konkretne założenia istniejące w przedsiębiorstwie.
Na tym etapie personalizuje się moduły i przygotowuje dane do przeniesienia z dotychczasowych programów i baz danych. Następnie ma miejsce połączenie ERP z innymi systemami (np. magazynowymi, sprzedażowymi, księgowymi).
Szkolenie użytkowników (ok. 2 tygodnie)
Nowy system wymaga przeszkolenia jego użytkowników. Jest to niezbędne, by praca odbywała się bez przeszkód, a także umożliwiała wykorzystanie pełnego potencjału zakupionego narzędzia.
Niekiedy może być potrzebne opracowanie podręczników użytkowania lub przeprowadzenie dodatkowego przeszkolenia w newralgicznych obszarach systemu ERP
Testowanie (4-8 tygodni)
Skonfigurowanie systemu to nie wszystko. Choć może on już poprawnie działać, to wymagane są jeszcze poprawki. W tym kroku kluczowe jest więc sprawdzenie, czy wszystkie moduły systemu działają zgodnie z oczekiwaniami.
Pracownicy firmy testują system w rzeczywistych scenariuszach biznesowych (czyli po prostu wykonują swoją pracę) oraz raportują, czy nie pojawiły się błędy lub czy dana funkcjonalność nie wymaga zmian. Wprowadzenie poprawek i udoskonalenie systemu jest bardzo ważnym etapem wdrożenia systemu ERP.
Jakie czynniki mają największy wpływ na czas wdrażania systemu ERP w firmie?
Sprawdź, od czego w dużej mierze zależy szybkość wdrażania ERP.
- Rozmiar firmy: małe biznesy mogą wdrożyć ERP w ciągu kilku miesięcy, natomiast duże korporacje przeważnie potrzebują na to więcej czasu.
- Stopień personalizacji: im bardziej system jest dostosowany do specyficznych procesów, tym dłużej trwa wdrożenie.
- Zakres funkcjonalności: jeśli firma potrzebuje pełnego zakresu modułów (np. produkcja, magazyn, HR), wdrożenie może być bardziej czasochłonne.
- Gotowość organizacji do zmian: zaangażowanie zespołu, szkolenia i dobra komunikacja ze strony kadry kierowniczej mogą znacznie skrócić czas wdrożenia.
- Rodzaj systemu ERP: chmurowe (typu SaaS) są zwykle szybsze w implementacji niż te o charakterze lokalnym, czyli instalowane na urządzeniach firmowych.
Wdrożenie ERP niekiedy można przyspieszyć, korzystając z gotowych rozwiązań lub ograniczając zakres działania systemu (np. uruchamiając w pierwszym etapie tylko niektóre moduły). Niezależnie jednak od rozmiaru przedsięwzięcia bardzo ważne jest dobranie odpowiedniego partnera, który wesprze firmę na każdym etapie wdrożenia.
