Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z programów komputerowych do wystawiania różnych dokumentów. Popularna wśród nich jest chociażby e-faktura czyli faktura elektroniczna. Dokument ten jest niczym innym jak zwykłą fakturą, jednak wyróżnia go sposób przesyłu. Co jeszcze warto wiedzieć o fakturze wysyłanej elektronicznie?
Dlaczego e-faktura to prosta forma i szybka forma fakturowania?
Faktura w formie elektronicznej to nowoczesna forma fakturowania, z której nie wszyscy jeszcze korzystają. Warto pomyśleć o tym rozwiązaniu, gdyż coraz częściej firmy wykorzystują do swojej pracy elektroniczne przekazy e-maile oraz programy komputerowe służące wystawianiu przeróżnych dokumentów księgowych. E-faktura to wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorcy, który nie chce tracić czasu na przesyłanie faktur pocztą czy też drukowanie ich i umawianie się z klientem na odbiór osobisty dokumentów. O wiele korzystniejszym rozwiązaniem dla zapracowanego szefa jest szybka wysyłka faktur do swoich kontrahentów za pośrednictwem dobrego narzędzia. Odpowiednio dobrany program do faktur to gwarancja oszczędności czasu i pieniędzy. Szczególnie jeżeli naszym klientem jest zagraniczny nabywca sprzedawanego przez nas produktu, towaru czy usługi.
O czym należy pamiętać wystawiając e-fakturę?
Jak wiadomo nic nie rządzi się dowolnością również w tym przypadku. Zawsze obowiązują jakieś ściśle określone zasady, do których powinien stosować się przedsiębiorca. W przypadku e-faktury należy pamiętać, że dokument ten powinien być odpowiednio przechowywany, aby w łatwy sposób można było do niego zajrzeć i udostępnić np. organowi kontroli skarbowej. Ważne są również tzw. warunki autentyczności pochodzenia oraz integralność treści wystawionej faktury. Wykorzystany jest więc bezpieczny podpis elektroniczny czy tzw. EDI – elektroniczna wymiana danych. Kluczowa jest także akceptacja przesyłu faktury w formie elektronicznej przez odbiorcę faktury. Wystawca dokumentu jedynie po akceptacji pisemnej bądź elektronicznej przez nabywcę może przystąpić do przesłania e-faktury.
Który program do faktur będzie najlepszy?
Faktury przesyłane w formie elektronicznej są możliwe chociażby w programie Faktura Small Business. Ten program do fakturowania zapewnia szybkie wysyłanie różnych dokumentów, w tym potrzebnych faktur w formie elektronicznej e-mailem do klienta. Program pozwala również na wystawianie faktur w różnych językach i walutach. Elektroniczne fakturowanie jest szczególnie ważne, gdy naszym klientem jest zagraniczny przedsiębiorca. To dobre rozwiązanie, na bieżąco aktualizowane o zmieniające się przepisy i dodatkowe moduły. Użytkownik może liczyć na przejrzyste narzędzie, z którym prace biurowe są mniej kosztowne i przyśpieszone w czasie.
Elektroniczne fakturowanie to duże uproszczenie dla przedsiębiorcy, który nie ma na nic czasu. Warto skorzystać z dostępnego i pomocnego rozwiązania, które usprawnia fakturowanie i przesył informacji. Na dobrą decyzję nigdy nie jest za późno.