Wybrane rodzaje dokumentów powinny być niszczone zgodnie z przepisami. Takie prace można wykonywać samodzielnie, ale można też zlecić je firmom oferującym tego rodzaju usługi.
Właściwa archiwizacja, a także niszczenie dokumentów muszą odbywać się na podstawie obecnie obowiązujących przepisów, ponieważ w przeciwnym wypadku firma może zmierzyć się z konsekwencjami prawnymi.
W przypadku niszczenia dokumentów zastosowanie ma obecnie norma DIN 66399, według której pracować muszą również firmy zajmujące się tego typu pracami. Co dokładnie mówi ta norma na temat niszczenia dokumentacji?
Niszczenie dokumentów – norma DIN 66399
Obowiązująca od 2012 roku norma DIN 66399 została stworzona przez Standards Committee for Information Technology and Applications, czyli przez Komitet Normalizacyjny ds. Technik Informacyjnych i ich Zastosowań).
Zgodnie z nią wyróżnia się trzy grupy – klasy ochrony danych, a mianowicie:
- klasa A – dane wewnętrzne, dostępne dla wielu odbiorców, na przykład katalogi, notatki, materiały reklamowe, nieokreślona korespondencja,
- klasa B – ochrona dotycząca danych poufnych, przeznaczona dla węższego grona odbiorców, na przykład wnioski, zawiadomienia, dane osobowe, oferty,
- klasa C – dane tajne i ściśle tajne, dostępne tylko dla autoryzowanych odbiorców, na przykład dane finansowe, sprawozdania, dokumenty zarządzania.
Dodatkowo norma definiuje, jak powinno odbywać się niszczenie konkretnych typów dokumentów. W tym przypadku wyróżnia się pięć stopni bezpieczeństwa, które określają dokładne wymagania, w tym powierzchnię ścinków dokumentów po ich zniszczeniu.
Powierz niszczenie dokumentów ekspertom
Firmy zajmujące się usługami niszczenia dokumentów muszą zatem działać zgodnie z określonymi normami, a dokładnie normą DIN 66399, która bardzo dokładnie określa wymogi, jakie muszą spełniać niszczone dokumenty.
Wybór dobrej firmy prowadzącej niszczenie dokumentów daje pewność, że cały proces zostanie przeprowadzony zgodnie ze wszystkimi wymogami.
Z aktualnymi ofertami firm oferujących profesjonalne niszczenie dokumentów można zapoznać się teraz także on-line.
